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「〇月〇日の□時と〇月〇日の△時の、どちらがご都合がよいでしょうか?」

対象者はどんな会社・人なのか(業種・地域・年齢など)競合他社も使っているリストなのか、などです。

アポイントの日時は、こちらから二つ提示して、お客様に選択してもらってください。必ずこちら側でコントロールするようにしてください。日時をひとつに限定すると、相手に「この時間」と強制しているようになってしまいます。そのため、あくまでも相手を尊重して、この二つのうちのどちらがよいですか、と聞いてください。相手がどんなに忙しい方でも、二つを提示すると、その日がダメだったとしても、提示した日時を基準にやり取りすることができます。

なぜ、相手に任せないかと言うと、相手に任せると時間がかかり、日時を考えている聞に アポイントをキャンセルすることを考えてしまうケースがあるからです。これはよくあることです。ここまでうまくいったのに、最後の日時で気が変わって会えないというのは、たいへんもったいないことです。これを防止するためにも、必ずこちら側でコントロールしてください。

私の知人で、アポイントを取るとき、ある工夫をしている方がいます。 彼はアポイントの時間を14時47分とか、場合によっては14時50分にしています。なぜ、このようにしているのでしょうか。

• アポイントの時聞を忘れられないため、わざわざ半端な時開設定をする。日時といったピッタリの時間だと、かえって間違えられる場合がある。
• 相手が少し遅刻しても、本来の予定である日時には面会できる。
• なぜ、50分とか47分なのか、という話題になって、初対面の相手であっても興味を持ってくれる。

これを心理学で、「端数理論」と言います。

相手には、日時と言うより、端数の時刻のほうが鮮明に記憶に残ります。また、会うまでに、この人はどういう人なんだろう、 1分単位指定してくるのだから、かなり忙しい人なのではないかといった興味が湧きます。アポイントを取った段階でも、こういった差別化や工夫をすることは大切なことです。

ポイント

• 提示する日時がひとつだと、強制しているように感じられる
• アポの日時はこちらでコントロールする
• 「端数理論」を利用するのも有効